Fluxograma de vendas: como criar um modelo em 5 passos

Muitas empresas enfrentam dificuldades para criar um fluxograma de vendas eficiente, que aumente engajamento e produtividade, e também ajude a organizar etapas, trazer clareza ao processo e alinhar as equipes.

Esse desafio não acontece por acaso: o engajamento global de profissionais caiu de 23% para 21% entre 2023 e 2024, de acordo com o relatório anual “State of the Global Workplace” divulgado em abril de 2025 pela Gallup.

Em contraste, o índice do Brasil subiu para 34% em 2024, 13% acima da média mundial. Além disso, 45% dos profissionais brasileiros relataram alto estresse, uma taxa superior à média global de 40%.

Tais problemas podem ocorrer tanto pela falta de entendimento do processo de vendas quanto pela ausência de planejamento das equipes. É nesse momento que um fluxograma do processo de vendas pode ser muito útil.

Então, tem interesse em aprender mais sobre esse assunto? Neste artigo, entenda o que é um fluxograma de vendas, quais os benefícios dessa ferramenta, como criar o seu e de que forma a tecnologia pode ajudar a aprimorar ainda mais os processos comerciais. Vamos lá?

O que é um fluxograma?

Um fluxograma é a representação visual de todas as etapas e decisões necessárias para executar um trabalho ou um projeto de forma que qualquer pessoa que o visualize possa seguir logicamente o processo. Na prática, profissionais anotam cada passo em um diagrama e vinculam as etapas por linhas de conexão e setas direcionais.

Os engenheiros americanos Frank e Lilian Gilbreth criaram o conceito de fluxograma e o apresentaram no ano de 1921 para a Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos. A partir de então, passou a ser utilizado nos mais variados setores, desde o desenvolvimento de software até o marketing e as vendas.

O que é um fluxograma de vendas?

É um tipo de diagrama que serve para resumir todas as etapas de um processo comercial. Nessa ferramenta, estão todas as questões essenciais para o andamento das vendas, bem como a prospecção, qualificação, apresentação, tratamento de objeções, fechamento e acompanhamento e pós-venda.

A criação de um fluxograma para o setor comercial pode ajudar as equipes a identificar e isolar problemas em seu processo de vendas, além de melhorar a eficiência das equipes.

Como ferramenta de organização e otimização, o fluxograma define responsabilidades com clareza e descreve cada etapa do funil comercial, garantindo que todos compreendam seu papel no processo.

Exemplo de fluxograma de vendas

Veja um modelo simplificado de fluxograma comercial no esquema abaixo:

Modelo de fluxograma de vendas

Esse exemplo de fluxograma de vendas segue uma jornada simples e precisa: primeiro, a equipe de marketing atrai um lead potencial por meio de um anúncio online; em seguida, um vendedor entra em contato para qualificar esse interesse e entender a necessidade específica do cliente.

Se essa necessidade existe, o profissional da equipe de vendas apresenta uma proposta ou demonstração do produto; após negociar os termos e vencer as objeções, ele conclui o fechamento do pedido. Por fim, a equipe internaliza o cliente e inicia o processo de pós-venda, que alimenta uma nova indicação e reinicia todo o ciclo.

Quais os benefícios de um fluxograma de vendas?

Adotar um fluxograma no processo de vendas é uma forma prática e estratégica de melhorar o desempenho comercial. Essa ferramenta traz uma série de vantagens que impactam diretamente a eficiência da operação, como:

1. Clareza no processo;
2. Padronização;
3. Gestão mais eficiente;
4. Agilidade;
5. Engajamento da equipe;
6. Melhoria na experiência do cliente;
7. Base para treinamentos;
8. Visão estratégica;
9. Integração entre áreas;
10. Previsibilidade;
11. Redução de custos;
12. Controle de prazos;
13. Decisões baseadas em dados;
14. Aumento da taxa de conversão;
15. Escalabilidade.

A seguir, veja mais detalhes de cada um dos benefícios de um fluxograma de vendas.

1. Clareza no processo

Um fluxograma mostra todas as etapas da venda de forma visual e evita que fases importantes sejam esquecidas ou feitas fora de ordem. Por exemplo, um vendedor identifica imediatamente em que momento apresentar uma proposta ou enviar um follow-up, evitando atrasos.

2. Padronização

Com um fluxo definido, todos os vendedores seguem os mesmos procedimentos, o que garante consistência no atendimento e na apresentação da solução ao cliente. Por exemplo, cada lead recebe o mesmo roteiro de abordagem, o que garante uniformidade na comunicação.

3. Gestão eficiente

Os gestores acompanham o desempenho de cada etapa, identificam pontos que precisam de melhoria e tomam decisões rápidas e estratégicas. Se não há o fechamento de um número grande de propostas, por exemplo, é possível ajustar a abordagem ou oferecer treinamentos específicos.

4. Agilidade

O fluxo organizado reduz retrabalhos e atrasos, o que torna o processo de vendas mais rápido e eficiente. Com isso, os documentos de orçamento já são elaborados no padrão, sem necessidade de correções constantes.

5. Engajamento da equipe

Quando todos entendem seu papel e percebem o caminho a seguir, os vendedores se sentem mais motivados e produtivos, o que amplia o engajamento da equipe. Por exemplo, ao saber exatamente quando deve entrar em contato com um cliente, o vendedor tem mais controle sobre seu desempenho.

6. Melhoria na experiência do cliente

Um processo bem estruturado evita confusões, facilita o contato e a negociação, além de proporcionar uma experiência de compra mais organizada e agradável, de forma a elevar a chance de fidelização. Por exemplo, o cliente recebe informações consistentes sobre prazos, preços e benefícios do produto, o que aumenta sua confiança na empresa.

7. Base para treinamentos

Novos colaboradores aprendem mais rapidamente ao seguir o fluxo visual e compreender cada etapa, o que reduz erros e acelera a adaptação. Por exemplo, um estagiário pode acompanhar como abordar leads, apresentar propostas e registrar vendas sem depender de supervisão constante.

8. Visão estratégica

O fluxograma de vendas permite que a empresa visualize o funil de vendas completo, ao identificar pontos de atenção e oportunidades de crescimento, e alinhar o processo às metas comerciais. Ao notar que muitos leads param na etapa de negociação, por exemplo, a empresa pode revisar a abordagem ou criar promoções específicas.

9. Integração entre áreas

O fluxo facilita a comunicação entre marketing, vendas e pós-vendas, ao garantir que cada área saiba quando e como agir, além de manter o cliente bem atendido em todas as etapas. 

Neste caso, o setor de marketing sabe exatamente quando enviar conteúdos de nutrição, enquanto o de pós-venda acompanha cada cliente após o fechamento.

10. Previsibilidade

Com etapas e métricas nítidas, a empresa projeta resultados, estima receitas e planeja o futuro da equipe e do negócio. Por exemplo, a equipe prevê o faturamento mensal com mais precisão ao saber quantos leads, em média, se convertem.

11. Redução de custos

O fluxo elimina etapas desnecessárias ou pouco produtivas, ao otimizar recursos e economizar tempo e dinheiro. Nesse caso, a ferramenta pode eliminar visitas desnecessárias a clientes que não têm perfil para o produto.

12. Controle de prazos

Cada fase do processo tem tempo definido, o que evita atrasos e aumenta a eficiência das negociações. Em uma situação hipotética, o vendedor já sabe que deve enviar o orçamento em até 48 horas após a reunião com o cliente.

13. Decisões embasadas em dados

Com informações precisas sobre cada etapa, os gestores tomam decisões fundamentadas em dados reais, não em suposições. Ao perceber que determinados clientes desistem na negociação, por exemplo, a empresa pode ajustar seus preços ou a forma de abordagem.

14. Aumento da taxa de conversão

Um processo estruturado reduz falhas e perdas de oportunidades, além de aumentar a chance de transformar leads em clientes de forma consistente. Por exemplo, leads que seriam esquecidos recebem follow-up no tempo certo, o que amplia a chance de fechar a venda.

15. Escalabilidade

O fluxograma permite replicar o processo, facilitar o crescimento da equipe ou expandir para novos mercados sem comprometer qualidade ou eficiência. Por exemplo, novas filiais ou representantes seguem o mesmo fluxo e mantêm a qualidade do atendimento.

Como criar um fluxograma de vendas?

Siga esse passo a passo:

1. Reúna as ideias de toda a equipe;
2. Liste todas as etapas do processo;
3. Organize o fluxograma;
4. Avalie os resultados;
5. Corrija possíveis falhas.

Seja você um gerente comercial que administra várias equipes ao mesmo tempo, ou então um colaborador da linha de frente que busca atingir suas metas, reservar um tempo para elaborar a ferramenta será muito útil para identificar pontos de melhoria e otimizar o desempenho das vendas.

A seguir, apresentamos em detalhes as etapas essenciais de como criar um fluxograma de vendas.

1. Reúna as ideias de toda a equipe de vendas

A metodologia de negociação de um fluxograma de vendas precisa reunir toda a experiência dos vendedores e gerentes.

Dessa forma, para montar um fluxograma assertivo, cada pessoa do departamento de vendas deve compartilhar os elementos-chave de seu sucesso para contribuir com o resultado de todo o grupo.

Com isso, você pode adquirir um gráfico de processos flexível para lidar com diversas situações do seu negócio.

2. Liste todas as etapas do processo de vendas

Uma ferramenta mais assertiva aborda todas as etapas do processo comercial, afinal, mapear seu processo de vendas fornece a visibilidade necessária para identificar com precisão em quais etapas melhorar.

Mesmo antes de qualquer análise, o exercício de listar o processo de vendas ajuda a aumentar a conscientização sobre ineficiências ou outros problemas relacionados que podem prejudicar o desempenho da equipe. 

Portanto, crie um fluxograma próprio para cada uma das etapas. Essa medida auxilia a equipe comercial a projetar fluxos mais adequados para todas as fases. A seguir, veja o que considerar nesse momento.

• Prospecção: aqui é a fase de identificar os prospects (clientes em potencial) e estabelecer algum tipo de contato com eles;
• Apresentação: nessa etapa, o prospect já demonstrou interesse e esse é o momento em que o vendedor responsável por ele pode apresentar os produtos e serviços oferecidos pela empresa e tirar eventuais dúvidas;
• Envio da proposta: o vendedor envia, geralmente por e-mail, a proposta de investimento para o prospect avaliar;
• Follow-up: caso a resposta demore a vir, é necessário entrar em contato com o cliente em potencial para fazer o acompanhamento;
• Fechamento: com o aceite da proposta por parte do cliente, é hora de fechar o negócio;
• Pós-vendas: essa é a etapa final do processo de vendas, focada em construir a lealdade do cliente para transformá-lo em um consumidor recorrente da sua empresa.

3. Organize o fluxograma

Com todas as informações levantadas, chegou o momento de construir, de fato, o fluxograma de vendas. Para isso, a ferramenta deve ter:

• todas as etapas;
• os responsáveis por cada fase;
• as ações que precisam ser executadas;
• pré-requisitos para a conclusão das fases;
• a etapa final.

4. Avalie os resultados

Garanta a utilização correta desse documento e monitore de perto o uso do fluxograma de vendas pela equipe. Portanto, verifique os KPIs de cada etapa para identificar possíveis gargalos e oportunidades de melhoria.

5. Corrija as possíveis falhas do processo

É importante ressaltar que a ferramenta é maleável, passível de diversas modificações à medida que o processo comercial atinge maior maturidade.

Para isso, observe atentamente o uso do fluxograma de vendas, com base no feedback dos membros de sua equipe. Tenha em mente que a evolução do processo comercial será constante.

Leia mais: Melhoria Contínua: estratégias para otimizar processos e impulsionar resultados

Quais são os tipos de ferramentas para otimização do fluxo de vendas?

As ferramentas para aplicar um fluxograma de vendas se dividem em categorias que cobrem desde a automação de tarefas até a análise de dados. Entre as principais, estão:

• ferramentas de análise e Inteligência Artificial (IA);
• programas de produtividade e comunicação;
• software de gestão de propostas e contratos;
• prospecção e geração de leads;
• automação de marketing;
• Customer Relationship Management (CRM).

A escolha das ferramentas certas depende do tamanho da empresa, do modelo de vendas (B2B ou B2C) e do orçamento. O mais importante é que essas soluções se integrem entre si para criar um fluxo de dados contínuo e eficiente. A seguir, veja mais detalhes de cada uma das ferramentas para otimização do fluxo de vendas.

Ferramentas de análise e Inteligência Artificial (IA)

Essas ferramentas usam inteligência artificial para analisar dados e padrões do fluxograma de vendas. Assim, identificam gargalos, preveem receitas e priorizam leads com maior chance de conversão para decisões estratégicas baseadas em dados concretos e não em suposições. Gong e Clari são ferramentas especializadas nessa área.

Programas de produtividade e comunicação

Esses sistemas auxiliam equipes na comunicação, gestão de tarefas e agendamento de reuniões, ao otimizarem a coordenação de projetos e liberarem mais tempo para vendas efetivas por reduzir o trabalho administrativo. Slack, Calendly e Asana são exemplos de softwares para essa etapa do fluxograma de vendas.

Software de gestão de propostas e contratos

Reduzem drasticamente o tempo de fechamento ao automatizar a criação, o envio, a assinatura e o armazenamento de propostas e contratos. PandaDoc e DocuSign são as principais opções.

Ferramentas de prospecção e geração de leads

Este tipo de ferramenta para otimizar um fluxograma de vendas auxilia na etapa de identificação e torna mais eficiente a conexão com clientes em potencial. LinkedIn Sales Navigator e Apollo.io são exemplos-chave.

Plataformas de automação de marketing

Essas plataformas nutrem os leads automaticamente com e-mails, conteúdos e segmentações, além de qualificá-los antes de enviar para o time de vendas. O ActiveCampaign é uma das soluções líderes.

CRM

É a ferramenta mais importante, porque centraliza todas as informações do cliente, interações, histórico de compras e estágios no funil em um só lugar.

Além disso, o CRM traz outros benefícios para as equipes de venda, como maior controle das prospecções e propostas enviadas, entendimento sobre as tarefas a serem feitas e quais são os próximos passos, além de uma melhor gestão individual do tempo de todos os vendedores.

Dessa forma, a produtividade dos membros do time comercial tende a aumentar, pois todos os dados e informações necessários para o trabalho estão compilados em um só lugar, o que auxilia principalmente as equipes remotas. Um excelente exemplo desse tipo de ferramenta é o CRM da Ploomes!

Como fazer a gestão de um fluxograma de vendas com a Ploomes?

Confira como gerenciar de forma eficiente um fluxograma ao utilizar a ferramenta da Ploomes:

Gestão do fluxograma de vendas no CRM

Gerenciar suas comercializações com o Ploomes CRM é simples e eficiente, porque a plataforma foi construída para dar vida ao seu processo, além de permitir que você:

• modele visualmente cada etapa do seu funil, desde o primeiro contato até o pós-venda;
• automatize tarefas repetitivas, como agendamento de follow-ups e atualização de estágios, o que garante que nenhuma oportunidade seja negligenciada;
• defina permissões e responsabilidades delineadas para cada membro da equipe e assegure que todos saibam exatamente o que fazer em cada momento;
• acompanhe métricas em tempo real com dashboards intuitivos e identifique gargalos e oportunidades de melhoria contínua no seu processo;
• centralize todas as informações do cliente em um único lugar e garanta que cada interação seja contextualizada e a equipe sempre alinhada.

Dessa forma, sua sequência operacional deixa de ser apenas um diagrama estático e se torna uma máquina de vendas dinâmica e eficiente. Ao compreender como fazer a gestão de um fluxograma de vendas, é possível orientar a equipe de forma estratégica, além de alcançar resultados mais previsíveis e facilmente escaláveis. 

Então, quer transformar sua operação comercial? Entre em contato e veja na prática como o Ploomes CRM otimiza seu fluxo de vendas!